DEMASIADAS COSAS QUE HACER?
Comparto con vosotros lo que hago en el día a día:
- Lo que más tiempo me quita: mi empresa Pop Up Música: todavía somos una start up y requiere mucha atención todos los días.
- Además imparto formación en la Escuela de Publicidad, en ESDEN, en Madrid School of Marketing y en empresas privadas.
- Y curso mi doctorado en Branded Content. Entregué mi tesis el pasado mes de Enero y voy a defenderla a finales de Mayo en la URJC.
- De vez en cuando colaboro como speaker para la promoción de mis libros “Game Over” y “Big brother is dead”.
- Y estoy trabajando (de momento es solo un guión preliminar) sobre mi tercer libro.
- Escribo tres veces a la semana en este blog.
- E intento responder a diario a los mensajes de mis redes sociales.
- Procuro hacer caso a Alejandra y para Carmen, que son pequeñas y nunca volverán a serlo. En esto debo mejorar.
- Y entrenar para volver algún día a bajar de 3 horas en maratón.
… Y NO SOY PARA NADA UNA PERSONA ORGANIZADA
- No consigo vaciar mi buzón de entrada de email aunque luche por ello.
- No miro el buzón del portal más de una vez cada quince días.
- No reservo mis vacaciones hasta que me quedan 15 días.
- No reviso mi cuenta bancaria salvo que tenga que hacer una transferencia.
- Siempre tengo 3 ó 4 libros a medio leer en mi mesita de noche.
- No tengo un archivo organizado de documentación, sino cajas, carpetas y subcarpetas por proyectos donde todo entra más o menos al tuntún.
- No recuerdo los cumpleaños.
- Y podría seguir…
Sin embargo creo que consigo sacar una considerable cantidad de trabajo gracias a 5 prácticas que os explico a continuación y que no tienen nada que ver conmigo sino con los demás (y mi escasa tolerancia a que los demás decidan por mí cuál es el mejor uso de mi tiempo).
Es decir, que TÚ seas más eficaz depende en parte de lo que seas capaz de conseguir en tu relación diaria con los DEMÁS.
1. APRENDE A DECIR NO
No hay nada más dañino para tu agenda y para tu imagen ante los demás que cargarte de responsabilidades que no puedas cumplir. Si sabes que no vas a poder hacer algo o que ese algo cae fuera de tus cometidos o tus capacidades, dí NO.
Es lo mejor para ti y para los demás: hay una diferencia crucial entre gestionar y simplemente coleccionar listas de tareas pendientes.
Intenta quitar una micro-tarea diaria que no tengas por qué hacer y quizá ganes 10 minutos de tiempo.
2. APRENDE A DECIR “VETE AL GRANO”
Los humanos (y más los humanos que viven en España), tendemos a andarnos por las ramas y decorar nuestro discurso de forma exasperante. Bien sea para vender una moto, bien sea para justificar un error: los preámbulos excesivos solo harán que llegues a casa más tarde por la noche.
Conozco gente que a una media de 20 llamadas telefónicas diarias multiplicado por unos 5 minutos de cháchara irrelevante en cada una, pierde diariamente 100 minutos de su tiempo. Naturalmente, luego se quejan de que no tienen tiempo y no llegan a nada.
Si el que se enrolla es el otro, corta por lo sano. Si tú eres borde, él es un pesado. ¿Qué es peor? No tengas miedo a cortar.
Prueba a eliminar los rodeos innecesarios: 5 minutos por diez conversaciones diarias = 100 minutos.
3. ABANDONA/FINALIZA UNA REUNION CUANDO HAYAS ALCANZADO LOS OBJETIVOS PARA LOS QUE LA CONVOCASTE
Para ello, jamás comiences una reunión sin unos objetivos claros de lo que necesitas y cuánto tiempo máximo es razonable dedicarle. Cuándo hayas logrado lo que querías, discúlpate, levántate y vete.
Así mostrarás a los demás que no te interesa alargar innecesariamente las conversaciones. Y quizá la próxima reunión dure menos.
Zanjar una reunión en el momento oportuno te puede otorgar otros 10/20 minutos de tiempo extra cada día.
4. APRENDE A DELEGAR
Delegar no es lo mismo que escaquearse y pasarle marrones a otro: requiere atención y trabajo.
Como saber delegar es una tarea adicional, mucha gente no lo hace: ¿para que enseñarle a otro lo que voy a hacer yo más deprisa? Tengo una buena respuesta para eso: para que ese otro termine haciéndolo mucho mejor que tú y tu empresa/departamento no dependa solo de ti. Lo cual es siempre el peor escenario posible.
Obviamente, para delegar debes soltar tú las riendas e inculcar al otro la idea de que el poder de decisión es suyo, pero la responsabilidad también. El que decide, tiene derecho a equivocarse… siempre que no se equivoque el 100% de las veces.
El volumen de tiempo que puedes llegar a ganar delegando bien es tan grande que ni siquiera me atrevo a cuantificarlo.
5. CUANDO TE HAGAN ESPERAR MAS DE 10 MINUTOS, VETE
Hay dos tipos de personas: los que esperan y los que hacen esperar. En ningún sitio está escrito que pirarse después de esperar a alguien media hora será una descortesía. Una descortesía es hacerte esperar media hora. Prueba a pirarte cuando te haga esperar un cliente, yo lo he hecho y lejos de perder al cliente, he conseguido que la siguiente vez me tratase con más respeto.
¿ERES MÁS DE ATACAR, PASAR DE TODO, O SIMPLEMENTE DECIR LO QUE PIENSAS?
En el fondo los 5 consejos están relacionados con saber adoptar el enfoque correcto entre las 3 posturas arquetípicas de las que nos habla la psicología conductual:
- El agresivo: un desgaste permanente. Para el que agrede y para el que es agredido. Lo digo por experiencia.
- El inhibido: confundir ser majete con ser eficaz es una trampa bestial en la que cae muchísimas personas con las que he trabajado. Eluden el conflicto para sumirse en un mar de naderías que les arrastra a ellos y a los demás.
- El asertivo: por qué no decir abiertamente lo que sientes y lo que necesitas sin ofender a nadie pero sin andarte con paños calientes. Esta es la ruta que te recomiendo, y por la que intento discurrir todos los días.
Sin lograrlo siempre…
YA LO TIENES: TOMA LAS RIENDAS TÚ PARA QUE NO LAS TOMEN OTROS POR TI
No tengas ninguna duda que si pones en práctica todo lo anterior (pero de verdad) puedes terminar ahorrando más de 2 horas diarias de trabajo.
Por cierto, yo no utilizaría esas dos horas para trabajar más sino para estar con los tuyos o para hacer otras actividades que a la larga incidirán positivamente sobre tu creatividad (lee, juega, visita, curiosea…).
Saludos a todos.