Hace unos días un amigo me pidió ayuda para preparar una presentación. Estaba obsesionado con ponerse a escribir un power point. La verdad es que no me extraña porque es lo que se ve por ahí.
Hace meses que no voy a una presentación, mesa redonda o ponencia de ningún tipo por prometedor que sea su contenido. Casi todas me parecen un coñazo infumable.
Me atrevo a compartir con vosotros 5 trucos que aplico cuando tengo que hablar en público. No os los vendo como "solución infalible" pero sí os digo que a mí me funcionan: os servirán para obtener una valoración muy superior a la media del resto de ponentes/profesores.
1. ANTES DE PONERTE A ESCRIBIR, SIENTATE A PENSAR: ¿quién es tu audiencia?, ¿qué objetivos tienes con respecto a ellos?, ¿qué reacciones quieres conseguir?: enseñar, informar, inspirar, persuadir… son retos diferentes que requieren presentaciones muy distintas. Decidir qué vas a contar es siempre una función de la tipología de audiencia a la que te enfrentas y el efecto que quieres conseguir en ella. Entre otras cosas deberías preguntarte si necesitas un Power Point. Quizá puedas mostrar diferentes objetos al público para reforzar tus argumentos, o utilizar vídeo, audio… aprovéchate de las ventajas que ofrecen las tecnologías digitales. El Power Point no es un mandatorio, es sólo un sofware que puede ayudarte. Si contribuye a convertir tu historia en un pestiño, no lo uses.
Por cierto, nada mejor para descubrir si tu historia es un pestiño que hacer un ensayo en casa en pijama y zapatillas, con tu pareja de audiencia.
2. Ahora que ya has decidido QUE vas a contar, puedes planificar CÓMO LO VAS A CONTAR. Aplica la regla de oro de Steve Jobs: divide tu presentación en tres partes como si fuera una obra teatral. Primero introduce el problema, el tema que reúne a tu audiencia en torno a ti. Luego desarrolla el nudo, desmenuza el problema en todas sus aristas. Finalmente el desenlace, la solución que aportas para el problema, y que es el principal valor añadido de tu intervención. Si vas a hablar sobre la crisis inmobiliaria y tu audiencia son empresarios del sector, no divagues. Para eso ya están los políticos. Reserva la última parte de tu ponencia para apuntar soluciones prácticas. Si vas a hablar sobre la caída de la eficacia publicitaria (es mi caso con bastante frecuencia), no te limites a mostrar cifras y lanzar mensajes apocalípticos. Muestra posibles caminos a seguir, apuntando nuevas vías de relación entre marcas y consumidores. Etcétera.
3. Aplica la CONOCIDA REGLA DE Guy Kawasaki (curiosamente, otro ex-empleado de Apple): 10/20/30 (10 diapositivas, 20 minutos máximo, 30 tamaño mínimo del font en pantalla). Aquí te lo explica él mismo:
La idea es bien sencilla: no te alargues más allá de lo necesario. Vivimos en un mundo hipersaturado de información. Se supone que lo que quieres es calar en tu audiencia, inspirarles y movilizarles de alguna manera. El mejor modo de conseguir esto no es alargar la presentación para mostrarles tu admirable dominio en la materia. Para eso ya están los catedráticos de la vieja escuela. El mejor modo es acortarla al máximo, poniendo el acento en las ideas clave: con 10 diapositivas se pueden contar 10 ideas. Es un montón. En 20 minutos se puede contar una historia compleja sin problemas. Con textos grandes conseguirás fijar la atención y autodisciplinarte a escribir poco.
4. ¿Ya tienes tu presentación? Pues imprime una copia, coge un rotulador rojo y CARGATE LA MITAD DEL TEXTO, COMO MINIMO. Seguro que eres capaz de resumir, y tu audiencia te lo agradecerá. Como dice Kawasaki en el vídeo con notable sentido común, si tu audiencia lee las diapositivas más rápido de lo que tú eres capaz de transmitirles ideas, tienes un problema. Les dejarás una pobre impresión y no lograrás contagiarles tus ideas.
5. Ok, si llegas a este punto ya debes tener una presentación cuasi-telegráfica. Aquí te recomiendo un segundo ejercicio de síntesis. CONSIDERA CADA DIAPOSITIVA INDIVIDUALMENTE. Si el texto es susceptible de ser sustituido por una imagen, un vídeo, una caracterización o ejercicio de role play con la audiencia, ni te lo pienses: cárgate el texto. No temas que la gente no se involucre. Puede que si no tienes mucha experiencia en esto de hablar en público, al principio te cueste que colaboren, pero si eres capaz de reírte un poco de ti mismo eliminarás barreras con la audiencia y se mostrarán dispuestos a participar.
En definitiva, si quieres que tu audiencia recuerde lo que les estás contando, MINIMIZA EL TEXTO Y MAXIMIZA LA EXPERIENCIA: el valor neto que se van a llevar en sus cabezas cuando salgan de la sala, RESTANDO LAS IRRELEVANCIAS DE LA "CHICHA". Según el cono de Dale, un modelo sociológico del que ya he hablado en algún post, lo que se ve y se experimenta personalmente se recuerda el doble de lo que se lee.
Saludos irreverentes. Y buena suerte con las presentaciones.
P.S. Os recomiendo este libro que leí hace tiempo con algunos secretos de cómo Steve Jobs presenta.